Am observat că discuția despre fonduri europene trezește întotdeauna interes din partea prietenilor care și-ar dori să deschidă o afacere sau a antreprenorilor care au deja o afacere și ar vrea să o dezvolte.
În cele 18 luni de când am semnat contractul de finanțare și am înființat SAINO (ba chiar mai mult, dacă punem la socoteală și perioada de până la momentul semnării contractului), am trecut prin toate etapele Start-Up Plus: de la crearea unui plan de afaceri, punerea în aplicare a acestuia și verificarea din partea autorității responsabile cu monitorizarea proiectelor.
Acest articol este bazat pe percepția personală, subiectivă, însă am încercat să identific acele informații pe care mi-ar fi plăcut să le știu la rândul meu înainte să mă implic în proiect. Așadar, dacă te gândești să pornești o afacere cu ajutorul fondurilor nerambursabile, citește materialul pentru că sigur vei găsi răspunsuri la unele întrebări despre cum se desfășoară un astfel de proiect.
Cum am ajuns să aplicăm?
Totul a început în facultate. Mi-am dorit să am propria afacere, iar la un moment dat am aflat că va exista un proiect pe fonduri europene prin care se vor finanța idei de afaceri. Asta se întâmpla în iarna lui 2016, când eram student în anul III.
A mai durat aproape doi ani până s-a lansat efectiv. Și asta a fost prima lecție învățată: este nevoie de răbdare, pentru că în cele mai multe cazuri, procesul este lung. Majoritatea proiectelor, în special cele adresate start-up-urilor, sunt structurate pe etape, în care au loc activități obligatorii, cum ar fi: informarea publicului, selecția grupului țintă de participanți, cursuri de formare, stagii de practică, etc.
Activitățile sunt organizate de entitățile care administrează fondurile (ONG-uri, universități, camere de comerț, societăți private, etc.), ele fiind o „punte de legătură” între Uniunea Europeană, Guvern și beneficiarii finali (antreprenorii).
Dacă ideea ta de afacere este foarte inovativă sau necesită o intrare cât mai rapidă pe piață, poate ar fi mai bine să iei în considerare și alte surse de finanțare, întrucât există riscul să ratezi momentul propice pentru a iniția business-ul.
Așteptarea poate fi frustrantă, e adevărat, dar privind în urmă a fost un lucru pozitiv în cazul nostru. După ce am finalizat facultatea, m-am înscris la un masterat într-un domeniu care m-a ajutat să înțeleg mult mai bine partea de finanțe și contabilitate a unei afaceri.
Tot la masterat l-am cunoscut pe Cristian, alături de care am fondat SAINO. Și am avut și timp suficient la dispoziție pentru a învăța skill-uri noi (WordPress, marketing digital), care ulterior s-au dovedit foarte utile.
De ce agenție de publicitate?
O problemă de care multă lume se lovește este următoarea: vreau să deschid o afacere proprie, dar nu știu ce aș putea să deschid. În teorie, cel mai bun mod de a găsi ideea de afacere este prin identificarea unei nevoi și a metodelor prin care acea nevoie poate fi rezolvată.
În realitate însă, cele mai multe afaceri iau naștere altfel, inclusiv afacerea noastră. Și da, știm că nu am procedat așa cum spun majoritatea cărților despre afaceri și despre marketing. Ne-am documentat despre domeniu atunci când am făcut planul de afaceri și am avut o minimă experiență anterioară cât să înțelegem ce presupune asta.
Procesul a fost simplu: știam să facem câteva lucruri la un nivel suficient de bun încât să putem cere bani pe munca noastră și am zis că, bazându-ne pe ceva ce știm să facem, riscul ar fi mult mai scăzut față de alt tip de idee de afaceri pe care am fi putut să o avem la acel moment.
Timpul ne-a demonstrat că am gândit corect, deoarece o agenție de publicitate axată pe mediul digital are câteva avantaje:
- nu am avut multe costuri fixe (adică acele costuri care îți vin lună de lună, indiferent dacă tu ai venituri sau nu – chirie, salarii, factura la internet, contabilitate, etc);
- că tot am menționat mai sus despre chirie: nu depindem de un spațiu fizic pentru a ne desfășura activitatea (am văzut când a început pandemia cât de important este să ai această opțiune);
- nu e genul de afacere în care să fie nevoie de mulți angajați. Se poate lucra mult mai flexibil decât în alte domenii, pot exista colaborări cu specialiști din diverse ramuri (graficieni, programatori, etc);
- promovarea este o nevoie pe care toate firmele o au și o vor avea mereu, chiar dacă există perioade cu fluctuații de cerere;
- succesul (sau eșecul afacerii) se datorează în bună măsură abilităților avute și a muncii depuse.
Dar acest mod de a alege o idee pentru un business este potrivit în cazul serviciilor. Pentru alte tipuri de afaceri, este bine să analizezi cu atenție dacă există într-adevăr cumpărători potențiali, dacă ai de unde să atragi forță de muncă calificată sau dacă nu sunt alte obstacole (concurență prea mare, dificultatea de a intra pe piață, reglementări juridice). Verifică și dacă activitatea selectată poate fi finanțată prin proiectul la care alegi să participi.
Planul de afaceri
Când s-a anunțat data concursului de planuri de afaceri decizia de a aplica era deja luată, iar planul, în mare parte, pregătit. Nu voi intra în detalii legate de realizarea planului (ar putea fi subiectul unui alt articol), însă ar fi câteva aspecte de precizat.
Mulți oameni se descurajează din start pe baza unor preconcepții sau a unor mituri aflate „din auzite” (probabil le știi: că trebuie să ai „pile” ca să reușești, că trebuie să ai experiență, că nu te poți descurca singur, că trebuie să ai mulți bani, ș.a.m.d.). Nu a fost nicidecum cazul de așa ceva în proiectul în care am participat.
Cel mai simplu mod prin care poți elimina astfel de neliniști este să fii documentat. Studiază regulamentele cu atenție, informează-te din surse oficiale și concentrează-te pe planul tău și pe ideea ta de afaceri. Atunci când știi regulile și știi ce ai de făcut, vei vedea că nu sunt motive să fii îngrijorat de astfel de gânduri.
De fapt, sursa cea mai mare de dificultăți atunci când alegi să aplici pentru proiect poți fi chiar tu. Planul de afaceri este anexă la contractul de finanțare, motiv pentru care (aproape) tot ce scrii acolo trebuie să îți asumi că vei pune în practică. Iată cele mai frecvente și păguboase erori întâlnite în această etapă:
- documentație incompletă (fii atent la toate documente care ți se cer și la respectarea condițiilor de participare; un singur document lipsă poate duce la respingerea proiectului);
- asumarea unor obiective nerealiste (din dorința de a crește punctajul planului de afaceri și, implicit, a șanselor de a primi finanțare îți asumi obiective greu de pus în practică);
- subestimarea costurilor (după calcularea tuturor costurilor care îți trec prin minte, adaugă o marjă de 30% și te vei apropia de o sumă mai realistă; întotdeauna apar cheltuieli neprevăzute pe care nu le poți anticipa);
- supraestimarea veniturilor (ia în considerare faptul că afacerea ta este nouă și durează o vreme până lumea ajunge să cunoască produsele sau serviciile pe care le oferi și să cumpere la tine).
Partea mult așteptată: demararea afacerii
Octombrie 2018 a fost luna în care am aflat că planul nostru de afaceri va fi finanțat, însă momentul în care efectiv am semnat contractul de finanțare și ne-am apucat de treabă a fost luna aprilie 2019. Iar prima tranșă de bani a intrat în cont în luna iunie 2019.
Cum este firesc, primele luni sunt cele mai dificile. Dacă nu ai avut niciodată o afacere, va trebui să înveți într-un timp foarte scurt cum să gestionezi multe lucruri deodată:
- obligațiile legale (autorizații, acte de înființare, documente solicitate de diverse instituții, documente contabile);
- realizarea documentației pentru achizițiile planificate (cereri de ofertă de la furnizori, procese verbale, contracte);
- închirierea și amenajarea unui sediu (dacă este necesar);
- angajarea personalului;
- găsirea primilor clienți;
- promovarea afacerii.
Un aspect pozitiv al Start-Up Plus a fost că pentru fiecare afacere a existat o persoană responsabilă cu verificarea documentelor, astfel încât firmele să respecte în permanență regulamentele și condițiile asumate.
O soluție pentru a face față avalanșei de responsabilități din primele luni este să te pregătești din timp pentru ce va urma. Nu trebuie să aștepți până totul este pus la punct ca să cauți primii clienți, spre exemplu. Încearcă să identifici persoane sau întreprinderi care ar putea fi interesate de ceea ce ai de oferit și prezintă-le oferta ta. Astfel poți primi un feedback și poate, cine știe, unii chiar vor deveni clienți.
Strategia de promovare poate fi realizată, de asemenea, din timp, fiind un proces care durează. Poți să te gândești la cum vrei să îți prezinți afacerea către publicul tău țintă și să începi să creezi materiale (texte, grafică, identitatea vizuală a firmei, idei pentru postări pe rețele de socializare).
Poți lua în calcul și să găsești încă o persoană (sau mai multe) alături de care să pornești afacerea, așa cum a fost și în cazul nostru. Nu trebuie să faci totul de unul singur. Dacă reușești să găsești asociați care au o viziune similară și calități complementare cu ale tale, poate fi spre avantajul tuturor să înființați o firmă împreună.
Despre birocrație și controale
Birocrația sperie multă lume atunci când vine vorba de fonduri europene. Pe de o parte, pe bună dreptate. Există o grămadă de documente justificative care trebuie întocmite periodic și consumă timp și resurse din partea antreprenorilor. Ne-a luat cam două luni până am înțeles bine ce se cere de la noi și cum trebuie să ne conformăm.
Însă, dacă punem în balanță beneficiile, efortul merită. Să fim sinceri, ce e de preferat: câteva zeci de ore pentru a pregăti documentele sau ani de zile de muncă pentru a strânge o sumă comparabilă cu cea primită din finanțare pentru a deschide o afacere?
Nimănui nu-i place să facă și să plimbe hârtii degeaba (și la momentul respectiv ne-am plâns destul pe tema asta), dar trebuie să existe o justificare pentru sumele cheltuite într-un astfel de proiect, mai ales că este vorba despre zeci de mii de euro.
În general, lucrurile se îmbunătățesc constant și în acest domeniu, chiar dacă mereu sunt evidențiate aspectele negative. Da, poate nu așa de rapid pe cât ne-am dori. Însă cu siguranță la următoarele proiecte similare se vor mai simplifica procedurile, astfel încât banii să fie mai ușor de atras și de investit.
O altă spaimă este cea legată de controale (termenul de „vizită la fața locului” este cel folosit oficial – pe bună dreptate, sună mai prietenos). După 18 luni de când am semnat contractul, am trecut și noi prin acest moment. Dacă respecți obiectivele asumate, păstrezi documentele în ordine și le întocmești la timp, nu există niciun motiv de stres. Oamenii care verifică proiectele nu sunt angajați să ne creeze probleme nouă, antreprenorilor, ci sunt acolo pentru a se asigura că banii sunt cheltuiți așa cum ar trebui.
Ce am câștigat după toată experiența?
Oricât de mult citești despre afaceri sau te uiți la tutoriale pe YouTube și oricâte facultăți și masterate ai în domeniu, există un singur mod de învăța ce înseamnă să fi antreprenor: să deschizi o afacere. Puteam să deschidem afacerea și fără aceste fonduri? Da. Am fi reușit să progresăm la fel de rapid cum am făcut-o? Cu siguranță, nu.
Niciodată nu poți fi pregătit 100% pentru o astfel de experiență. Și nici noi nu am fost pregătiți. Banii din proiect au fost ca o plasă de siguranță care ne-a susținut în momentele cele mai grele, în special în primele luni, atunci când costurile sunt cele mai mari și veniturile puține.
Am avut șansa să cumpărăm echipamente și licențe software de top, care ne ușurează munca și ne fac mai eficienți. Dacă ar fi trebuit să le achiziționăm din banii noștri, ar fi durat poate ani de zile până când am fi avut resursele necesare.
Dar cel mai mult am avut de câștigat prin faptul că am trăit experiența în sine. Am învățat să fim responsabili, atenți la detalii și riguroși atunci când vine vorba despre bani și documente. Am cunoscut o mulțime de oameni deosebiți pe parcurs. Am progresat din punct de vedere profesional și uman. Și pe deasupra, ne-am ales cu o afacere.
Dacă vrei să fii la curent cu noutățile de pe blogul SAINO, te invităm să urmărești pagina noastră de Facebook sau de LinkedIn.
